Whistleblowerpolitik

Sidst revideret 6. marts 2023

Norden Services ApS (herefter kaldet Organisationen) er virksomheder der blandt andet baserer sig på tre grundværdier: Fællesskab, respekt og troværdighed, som samlet danner grundlaget for vores whistleblowerpolitik.

Du finder indgangen til whistleblowerportalen nederst på denne side, men vi opfordrer til, at du læser resten af politikken igennem inden du sender din indberetning.

Formål

Formålet med denne whistleblowerpolitik er at klarlægge, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed skabe en præventiv effekt og undgå en potentiel tilbageholdenhed med indberetning af væsentlige sager. Whistleblowerpolitikken har også til formål at oplyse dig om dine rettigheder som whistleblower (efter lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere samt Whistleblowerdirektivet; (EU)2019/1937). I den forbindelse understreger vi, at beskyttelsen efter Whistleblowerdirektivet – og loven alene gælder den nævnte persongruppe, som omfatter arbejdstagere, anpartshavere, medarbejdere hos leverandører, underleverandører og tidligere medarbejdere.

Vores whistleblowerpolitik skal sikre, at vi tilgår tingene åbent og tydeligt og siger tingene som de er – herunder at ytre sig frit, hvis man har oplevet uregelmæssigheder, chikane eller ulovligheder begået af bl.a. organisationens arbejdstagere eller leverandører.

Arbejdstagere vil ofte være de første til at opdage uregelmæssigheder eller svigagtig adfærd på arbejdspladsen. Det viser sig dog tit, at de fleste vil være tilbageholdende med at gå videre med deres mistanke, da de føler, at de derved er illoyale over for kollegaer eller arbejdsgiveren.

I erkendelsen af, at det er vigtigt at denne type oplysninger kommer for dagens lys, og at en åben virksomhedskultur ikke altid er tilstrækkeligt. For at dette sker, har vi valgt at oprette en whistleblowerordning. I whistleblowerordningen kan medarbejdere i god tro foretage anonyme eller ikke anonyme indberetninger om kritisable forhold eller dispositioner, som kan; afdække ulovligheder, påføre organisationen et økonomisk tab eller skade selskabets omdømme mv.

Hvem kan indberette?

Særligt for arbejdstagere i organisationen og andre personer, som ønsker at foretage indberetning af oplysninger om overtrædelser, som er kommet til kendskab i forbindelse med arbejdsrelaterede aktiviteter.

Indberetninger kan indgives af arbejdstagere i organisationen. Organisationen har frivilligt besluttet, at følgende persongrupper også kan foretage indberetning af oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med dennes arbejdsrelaterede aktiviteter:

• Selvstændig erhvervsdrivende
• Anpartshavere
• Direktionsmedlemmer
• Bestyrelsesmedlemmer
• Frivillige
• Lønnede eller ulønnede praktikanter
• Medarbejdere hos leverandører
• Underleverandører og leverandører
• Tidligere medarbejdere
• Nyansatte medarbejdere, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt.

Hvad kan der indberettes om?

Du kan bl.a. indberette følgende:

• Finansielle tjenesteydelser
• Brud på privatlivets fred og personoplysninger
• Strafbare forhold, herunder overtrædelser af evt. tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, underslæb og bestikkelse
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivning
• Seksuel chikane på arbejdspladsen
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane på grund af race politisk eller religiøst tilhørsforhold m.v.
• Alvorlige brud på arbejdssikkerheden
• Offentligt udbud
• Produkter og markeder
• Produktsikkerhed og -overensstemmelse
• Transportsikkerhed
• Miljøbeskyttelse
• Forbrugerbeskyttelse
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivning, herunder f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven samt f.eks. lovgivning, som har til formål at sikre folkesundheden, sikkerhed i transportsektoren eller beskyttelse af natur og miljø m.v.
• Alvorlige overtrædelser af databeskyttelseslovgivningen

Du kan ikke indberette mindre væsentlige forhold som f.eks. utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af ryge- eller alkoholpolitik mv., disser typer af forhold skal indberettes via de normale kanaler, f.eks. ved direkte kontakt til nærmeste leder eller HR.

Hvordan indberetter man?

Helt konkret foretager du indberetningen ved at tilgå linket og udfylde anmeldelsesblanketten.

Du kan foretage en indberetning fra vores hjemmeside www.nordenservices.dk

Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder som f.eks. ved at sende en e-mail til de personer, som er ansvarlige for whistleblowerordningen.

Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en ny indberetning i systemet, hvor du henviser til den tidligere indberetning og beskriver, hvad der skal korrigeres.

Hvordan behandles indberetningerne?

De modtagne indberetninger behandles af et whistleblower-udvalg bestående af særligt betroede medarbejdere og ejere i Norden Services ApS, som er udpeget af bestyrelsen til at varetage håndteringen heraf.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil – hvis denne har valgt at afsløre sin identitet – få besked herom.

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.

Når du har indgivet din indberetning og afgivet mailadresse, vil du automatisk modtage en bekræftelse på, at din indberetning er modtaget. Hvis du har valgt at være anonym, har vi ikke mulighed for at give dig en tilbagemelding.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenbart ubegrundet, vil Whistleblower-udvalget følge grundigt op på indberetningen.

Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til falske beskyldninger, hvor der rettes mistanke om uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro.

Organisationen vil sørge for at give dig feedback på din indberetning hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af din indberetning.

Såfremt det er muligt og lovligt, vil du få besked om eventuelle planlagte eller igangsatte tiltag i forbindelse med sagen.

I de tilfælde, organisationen ikke inden for tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen har fastlagt den relevante opfølgning, vil du blive underrettet derom og om den eventuelle yderligere feedback, du kan forvente.

Hvis sagen er af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning, bliver sagen slettet i systemet, når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen og en eventuel ankefrist er udløbet. Sagen kan ende i retten og den anmeldte person kan risikere bøde- eller fængselsstraf.

Efterfølgende afklaring og indhentelse af yderligere dokumentation

Når du foretager en indberetning anonymt, har vi ikke mulighed for en efterfølgende afklaring eller indhentning af yderligere dokumentation.

Anonymitet

Den person, der foretager en anmeldelse, vælger selv om anmeldelsen skal være anonym.

Når du vedhæfter dokumenter, bliver dokumentet renset for metadata mv. og gemt som en PDF-fil. Dette er for at sikre din identitet. Som en ekstra foranstaltning kan du fjerne metadata fra det oprindelige dokument. Ønsker du at vedhæfte Zip filer, skal du være klar over at metadata i det tilfælde ikke vil blive slettet automatisk.

Hvis der indledes en retssag mod den berørte person, risikerer whistlebloweren dog at blive indkaldt som vidne i retssagen, hvorved fortrolighed om whistleblowerens identitet kan fortabes.

Registrering af indkomne indberetninger

Organisationen er forpligtet til at registrere indberetninger og alle dokumenter, organisationen har modtaget af whistlebloweren i forbindelse med en indberetning.

Registreringen vil blive foretaget i overensstemmelse med organisationens tavshedspligt. Dette indebærer, at en indberetning registreres på en måde, der sikrer fortrolighed om bl.a. whistleblowerens identitet.

Formålet med registreringen er:

• at understøtte en bevissikring af de modtagne indberetninger således at oplysninger, som modtages gennem indberetninger, i givet fald kan anvendes som bevis i forbindelse med håndhævelsesspøgsmål
• at sikre den berørte persons ret til et effektivt forsvar i forbindelse med eventuelle straffesager eller andre sager, hvor de indberettede oplysninger indgår som led i bevisførelsen
• at sikre en mulighed for at kæde oplysninger fra flere indberetninger om samme forhold sammen, i tilfælde hvor en sådan sammenkædning vil muliggøre relevant opfølgning og imødegåelse, som ikke var mulig på baggrund af en enkelt indberetning.

Registreringen af indberetninger foretages i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. For en forklaring af de kriterier, der lægges til grund ved fastlæggelsen af opbevaringsperioden, henviser vi vores interne databeskyttelsespolitik for medarbejdere, som bl.a kan findes i medarbejderhåndbogen.

Fortrolighed

De medarbejdere i organisationens whistleblower-udvalg, der håndterer administration af whistleblowerordningen, har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetninger til whistleblowerordningen. Tavshedspligten finder tilsvarende anvendelse for andre autoriserede medarbejdere, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger, og som ved videregivelse får kendskab til din identitet eller andre oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten.

Videregivelse af oplysninger om din identitet

Oplysninger om din identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes, må ikke uden dit udtrykkelige samtykke videregives til andre end autoriserede medarbejdere i organisationen, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger. Du kan til enhver tid vælge at trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækning berører dog ikke lovligheden af en videregivelse, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen.

Oplysninger om din identitet kan videregives til offentlige myndigheder uden dit samtykke, når videregivelsen sker for at imødegå overtrædelser, som er omfattet af Whistleblowerlovens anvendelsesområde, eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar. Påtænker organisationen at videregive oplysninger, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes, skal organisationen underrette dig herom forud for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare.

Andre oplysninger fra indberetninger end dem, som ikke kan afsløre din identitet som whistleblower, må kun videregives til personer uden for organisationens whistleblower udvalg, når det sker som led i opfølgning på en indberetning eller for at imødegå overtrædelser omfattet af Whistleblowerlovens anvendelsesområde. Den modtagende part vil være undergivet tavshedspligt med hensyn til indholdet i samme omfang som medarbejdere i organisationens whistleblower udvalg.

Beskyttelse af whistleblowere

Whistleblowerlovens beskyttelse gælder alene for den persongruppe der er omfattet af Whistleblowerloven, herunder bl.a. arbejdstagere i Organisationen.

Beskyttelsesbetingelser

Whistleblowerloven indeholder nogle særlige bestemmelser om beskyttelse af whistleblowere mod repressalier m.v.

Som whistleblower er du kun omfattet af Whistleblowerlovens beskyttelse, hvis du havde en rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og de indberettede oplysninger henhører under whistleblowerordningens anvendelsesområde, som er beskrevet ovenfor.

Hvis du i god tro indberetter ukorrekte oplysninger om overtrædelser, vil du også være omfattet af beskyttelsen.

Du nyder ikke beskyttelse efter Whistleblowerloven, hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger, eller indberetter oplysninger om overtrædelser, som er åbenbart grundløse, herunder ubegrundede rygter og sladder.

Du kan ikke gyldigt give afkald på de rettigheder, som du har efter Whistleblowerloven.

Ansvarsfrihed for brud på tavshedspligt og indsamling af informationer

Hvis du opfylder ovenstående beskyttelsesbetingelser, vil du ikke anses for at have tilsidesat en lovbestemt tavshedspligt, idet du ifalder ikke nogen form for ansvar herfor, forudsat at du havde rimelig grund til at antage, at indberetningen var nødvendig for at afsløre en overtrædelse, der er omfattet af Whistleblowerlovens anvendelsesområde. Du vil desuden ikke ifalde ansvar for at skaffe dig adgang til de oplysninger, som er indberettet, forudsat en sådan handling ikke udgør en selvstændig strafbar handling.

Beskyttelse mod repressalier

Hvis du opfylder beskyttelsesbetingelserne, vil du være omfattet af Whistleblowerlovens beskyttelse mod repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier som følge af, at du har foretaget en indberetning, ligesom du ikke må hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger.

Ved repressalier forstås enhver form for direkte eller indirekte handling eller undladelse, som finder sted i en arbejdsrelateret sammenhæng, der er en følge af intern eller ekstern indberetning eller af offentliggørelse og forårsager eller kan forårsage whistlebloweren uberettiget skade.

Oplysning om registreringen til den berørte person

Organisationen vil som udgangspunkt give den berørte person, oplysninger om det indberettede forhold. Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan gives denne meddelelse, så meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysninger om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at afsløre sin identitet. Opmærksomheden henledes dog på, at ikke-anonyme whistleblowere risikerer at blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag, jf. ovenstående.

Mulige udfald af en indberetning:

Konsekvenser for whistleblowere

Indberetninger indgivet i god tro vil ikke få ugunstige konsekvenser for dig.

Derimod kan det få konsekvenser for dig som ansat, hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger f.eks. med henblik på at chikanere eller på anden måde skade andre ansatte eller medlemmer af bestyrelsen.

Personer, som indgiver en indberetning i ond tro, kan blive gjort til genstand for disciplinære, civilretlige (herunder kontraktretlige), strafferetlige, administrative og ansættelsesretlige sanktioner.

Konsekvenser for de berørte personer

Afhængigt af omstændighederne kan en indgivet indberetning f.eks. resultere i følgende konsekvenser for de berørte personer:

• en disciplinærsag mod berørte ansatte, der kan føre til en advarsel, eller at ansættelsesforholdet bringes til ophør
• en sag mod berørte bestyrelsesmedlemmer, der kan føre til, at bestyrelseshvervet bringes til ophør
• en politianmeldelse af de berørte personer og efterfølgende strafferetlig forfølgning

En indberetning vil som udgangspunkt ikke medføre konsekvenser for de berørte personer, hvis udsagnene i indberetningen ikke er understøttet af beviser eller understøttes ved nærmere undersøgelser af indberetningen.

Indberetning til eksterne whistleblowerordninger

Der er i medfør af Whistleblowerloven etableret en ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet, hvor hele den beskyttede personkreds i Whistleblowerloven (og ikke kun arbejdstagere) har mulighed for at indgive indberetninger om alle de forhold, der også kan indberettes organisationens interne whistleblowerordning, herunder indberetninger om overtrædelser af EU-retten, indberetninger som i øvrigt vedrører alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.

Find Datatilsynets whistleblowerordning – https://whistleblower.dk/

En ekstern whistleblowerordning muliggør både skriftlig og mundtlig indberetning, og på din anmodning kan indberetning ske via et fysisk møde inden for en rimelig frist.

Vælger du at indberette til en ekstern whistleblowerordning, vil du modtage en bekræftelse på indberetningen inden for syv dage efter modtagelsen heraf, medmindre du udtrykkeligt har anmodet om andet, eller der er rimelig grund til at antage, at en bekræftelse på indberetningen vil bringe beskyttelsen af din identitet i fare.

Du kan selv vælge, om du ønsker at indgive din indberetning til organisationens whistleblowerordning eller til en relevant ekstern whistleblowerordning eller begge dele. Vi vil dog gerne opfordre dig til at benytte organisationen interne whistleblowerordning i de tilfælde, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og hvor du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier.

Indberetning til Intern whistleblowerordning

Du har valgt at foretage en indberetning af et forhold som hører under de førnævnte emner som denne Whistleblower ordning dækker over. Det er vigtigt for os at du deler denne viden med os, på en saglig måde, samt at du er bevidst om de konsekvenser dette måtte have for både dig og den/de mulige berørte anklagede.

Du har mulighed for at foretage din indberetning anonymt, når du gør dette, har vi dog ikke mulighed for at opdatere dig i processen, indhente yderligere dokumentation eller efterfølgende afklaring. Vi anbefaler derfor at du oplyser dit fulde navn og kontakt oplysninger.

Ønsker du at foretage en indberetning kan du gøre det her:

https://forms.office.com/e/Zd1NL0nuWr?origin=lprLink

Indberet til whistleblowerportal

Spørgsmål

Alle praktiske og tekniske spørgsmål vedrørende organisationens whistleblowerordning kan rettes til

Abdul Sattar, HR, på mail: abdul@greenalliance.dk